In der Internen Revision fallen wie in jeder anderen Abteilung eine Vielzahl an repetitiven Aufgaben an, die wertvolle Arbeitszeit der Revisoren in Anspruch nehmen. Aus dieser Motivation heraus haben eine Vielzahl an Revisionsabteilungen beschlossen, derartige Aufgaben zu automatisieren. So gaben 2019 40% der Teilnehmer an einer Konferenz des IIA an, dass ihre Unternehmen bereits Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung verwenden.
RPA bietet die Möglichkeit, vorher definierte Prozesse automatisch durchführen zu lassen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Tabellen ausfüllen, Berechnungen anstellen, Datenbanken generieren oder auswerten. RPA kann somit einerseits die Effizienz erhöhen, aber andererseits auch die Effektivität von Prozessen mit hohen Fehlerquoten verbessern. Grundsätzlich findet RPA in 5 Bereichen Anwendung:
- Unterstützung. RPA kann die Interne Revision bei der Durchführung von verschiedenen Tätigkeiten unterstützen, wie bei der Datenbeschaffung. Anstatt im ERP System manuell nach Transaktionen zu suchen, diese zu speichern und später mit anderen Daten zusammenzuführen, ermöglicht RPA der Revision solche Aufgaben per Knopfdruck durchzuführen.
- Validierung. RPA kann die Interne Revision bei der Validierung von Daten entlasten. Beispielsweise können Bots die berichteten Distanzen bei Geschäftsreisen untersuchen, indem automatisch die Entfernung zwischen Start- und Zielort berechnet und mit den Angaben in der Datenbank verglichen wird.
- Prüfung der Kontrollen. RPA kann die Interne Revision bei der Prüfung bestimmter Kontrollen unterstützen. Eine Vielzahl an Prozessen lässt sich als regelbasierter Ablauf von Tätigkeiten innerhalb eines Flowcharts darstellen. Mithilfe von RPA können Abweichungen von Prozessen bzw. die entsprechenden Kontrollschwächen automatisch identifiziert werden, indem beispielsweise im Einkaufsprozess nach doppelten Rechnungen gesucht wird.
- Datengenerierung. RPA kann der Interne Revision bei der Generierung von Daten helfen bzw. die Auswertung von neuen Daten ermöglichen. Hierunter fallen beispielsweise Daten im PDF Format oder die Auswertung von Bildern, deren manuelle Auswertung viel Zeit in Anspruch nehmen würde, aber eventuell erforderlich sein kann, um zu Feststellungen zu gelangen.
- Berichterstattung. RPA kann die Interne Revision bei der Erstellung von Berichten entlasten, indem Vorlagen automatisch generiert und mit Informationen befüllt werden. Ein anderes Anwendungsbeispiel sind automatisch generierte Erinnerungen an Follow-Up Maßnahmen.
Der Einsatz von Bots ist allerdings auch mit Risiken verbunden. Einige Anbieter von Prüfungssoftware liefern bereits Umsetzungsmöglichkeiten für die Automatisierung bestimmter Prüfungsschritte, für die dementsprechend keine neue RPA Lösung notwendig ist. Zudem besteht die Gefahr, dass sich die Interne Revision in die Abhängigkeit von externen Dienstleistern begibt, wenn sie selbst nicht in der Lage ist, die benötigten Bots zu programmieren. Zuletzt können Lizenzbedingungen den unternehmensweiten Einsatz verhindern, wenn beispielsweise nur eine einzelne Tochtergesellschaft Lizenznehmer ist.
Weitere Informationen zu Anwendungsbereichen und Gefahren im Umgang mit Bots sowie Tipps zur Implementierung können hier gefunden werden